Come la soluzione Zeendoc ha migliorato il quotidiano dei dipendenti e dell’azienda automatizzando i processi di trattamento e di gestione delle fatture fornitori.

L’azienda

Attività : Trasportatore, distributore di carburante, stoccaggio

Alcuni numeri :

  • 30 dipendenti
  • 2 sedi nei Pirenei
  • 12 semi-rimorchi, 10 cisterne, 4 motrici con sponde caricatrici, 3 camion distributori per idrocarburi

Testimonianza: Julie Dubertrand, responsabile amministrativa.

Il bisogno

Semplificare i processi di fatturazione riducendo gli interventi manuali e ridurre i tempi di ricerca dei documenti archiviati.

Prima di Zeendoc

  • Il software utilizzato per registrare i consumi alle pompe dei siti di distribuzione genera un documento riassuntivo unico, incompatibile con il software di fatturazione. La registrazione di questi dati monopolizza una persona durante un giorno e mezzo ogni mese.
  • Dopo aver incrociato questi dati con i fogli di viaggio, le fatture sono realizzate manualmente e spedite via posta cartacea, allegandovi le pezze giustificative delle varie origini.
  • L’archiviazione dei documenti è realizzata da 5 persone con un piano di classificazione diverso per ognuna.

Dopo l’analisi della nostra problematica, la società Copy Sud, che ci accompagna nella gestione globale dei nostri processi digitali (apparecchiature, informatica, software, integrazione), ci ha suggerito una soluzione particolarmente adatta alla nostra azienda, Zeendoc.

La registrazione dei dati di consumo alle pompe che impegnava una persona durante un giorno e mezzo precedentemente, viene ora effettuata in meno di 2 ore.

Con Zeendoc

Guadagno di tempo

Per i consumi alla pompa, Zeendoc ricupera i documenti generati dal software, classifica, riconosce ed estrae automaticamente i dati relativi ad ogni conto cliente per trasmetterli, con un semplice clic, al software di fatturazione. Questa operazione richiede oramai meno di due ore.

Riduzione degli errori

Digitalizzati a lotti, i fogli di viaggio sono separati e classificati da Zeendoc, poi associati automaticamente ai diversi conti cliente.

La spedizione delle 300 fatture è dematerializzata ed automatizzata :

  • Zeendoc ricupera le fatture emesse dal software aziendale
  • Allega le pezze giustificative
  • Le invia con un clic

Il risultato

  • Un guadagno di tempo formidabile, un miglioramento notevole della produttività, un risparmio reale (carta, buste, affrancatura) ed un impatto ambientale ridotto.
  • La migliore archiviazione permette oramai un accesso istantaneo all’informazione ricercata, che si tratti di contratti, di risorse umane, di documenti relativi agli automezzi, ...

La capacità di Zeendoc ad integrarsi con i nostri vari software aziendali, oltre alla semplificazione ed ottimizzazione del trattamento delle nostre informazioni, è stata determinante. 

Zeendoc al futuro 

Per migliorare il controllo degli incassi, che richiede molto tempo, Zeendoc, collegato al software degli incassi, renderà i solleciti sistematici e completamente automatici, permettendo così all’azienda di risparmiare una giornata intera ogni mese per un lavoro più produttivo.