Come la soluzione Zeendoc a migliorato il quotidiano dei collaboratori e dell’azienda automatizzando i processi di trattamento e di gestione delle fatture fornitori.

L'azienda

La soluzione è stata messa in opera per la gestione del reparto amministrativo dell’azienda: contabilità, finanza e risorse umane.

Attività : Produzione e vendita di vino di Chablis

Alcuni numeri :

  • 95 dipendenti suddivisi in 3 sedi in Francia
  • 4 denominazioni Chablis che vengo esportate in 50 nazioni
  • Un volume d’affari di 21,5 Milioni di euro.

Intervista di Benoît GRIZARD, responsabile amministrativo e finanziario e di Nadège VERPY, responsabile Contabilità.

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La messa in opera

Sei utenti hanno seguito la formazione a l’utilizzo della soluzione. Due persone si occupano di trasferire i documenti e adoperano le funzionalità più avanzate, gli altri collaboratori la utilizzano unicamente per ricercare delle informazioni.

La messa in opera di Zeendoc in azienda è stata rapida grazie alla semplicità dell’applicazione e gli utenti si sono adattati facilmente a questa nuova modalità di accesso ai documenti aziendali.

Zeendoc nel quotidiano è… 

L’archiviazione delle fatture fornitori, la gestione dei bonifici delle paghe e dei contributi. Ma soprattutto rappresenta una ricerca quotidiana molto più veloce all’interno di tutti i documenti amministrativi.

L’obbiettivo di partenza era di ridurre gli archivi cartacei ma il guadagno di tempo per la ricerca e la classificazione delle informazioni amministrative si sono dimostrati un vantaggio chiave della soluzione.

Le aspettative ed i benefici per il nostro cliente

Guadagno di tempo e di spazio

L’obbiettivo da raggiungere per il nostro cliente era innanzitutto di ridurre i suoi archivi cartacei ad ogni livello della sua gestione amministrativa. La digitalizzazione dei documenti ha consentito un guadagno di spazio importante all’interno dei locali.

Con la messa in opera di Zeendoc in azienda, il tempo guadagnato nelle fasi di archiviazione e di ricerca delle informazioni si è dimostrato essere una prerogativa fondamentale della soluzione per i sei utenti implicati quotidianamente nelle pratiche amministrative dell’azienda.

Accesso e lavoro a distanza

Infine, la possibilità di accesso a distanza a consentito alla responsabile della contabilità di avere maggior flessibilità ed efficacia nella sua attività, permettendogli di lavorare a casa sua.

Zeendoc per il futuro… 

Adesso che tutta la contabilità è integrata a Zeendoc e che la maggior parte dell’archiviazione dei documenti si fa automaticamente, una connessione sarà realizzata con il software contabile dell’azienda (SAGE100) di modo che i dati estratti dalle fatture archiviate all’interno di Zeendoc vengano automaticamente integrate, riducendo così del 40% circa il tempo dedicato alla registrazione delle fatture all’interno del software!