Per Thillard & Duhamel, Zeendoc è prima di tutto: un guadagno di tempo nelle ricerche ed un’applicazione mobile che permette di accedere, dovunque sia, alle informazioni.

L'azienda

Attività dell’azienda : Gestione / Locazione / Transazioni Immobiliari e Commerciali

Alcuni numeri :

  • 19 persone
  • 1 200 beni amministrati
  • 1 vendita ogni due giorni
  • 360 affitti all’anno

Intervista di Baptiste LOPEZ, gestore di proprietà dell’agenzia immobiliare Thillard et Duhamel.

La messa in opera

Dodici utenti sono stati formati all’utilizzo della soluzione. Tutti utilizzano la ricerca dei documenti ma contribuiscono ugualmente a trasferire e classificare documenti all’interno dell’archivio Zeendoc.

La messa in opera di Zeendoc all’interno dell’azienda si è fatta in poche settimane e gli utenti si sono adattati alla soluzione molto velocemente. Lo sviluppo della soluzione si è integrato ad un approccio globale: materiale e soluzione software. Una revisione documentale a permesso di portare una visione a 360° dei bisogni di dematerializzazione, degli obbiettivi da raggiungere e delle competenze degli utenti.

Ognuno dei collaboratori realizza delle ricerche all’interno delle proprie pratiche 10 o 15 volte al giorno. Zeendoc ha ridotto del 50% il tempo dedicato a quest’attività.

Zeendoc al quotidiano è…

Poter ritrovare in pochi secondi tutte le informazioni dei candidati ad un affitto oppure alla pratica di un bene. Un accesso per i nostri collaboratori in trasferta a tutta la base documentale dell’azienda su smartphone oppure tablet e la possibilità di fotografare e trasferire immediatamente immagini e documenti importanti verso l’agenzia.

Le aspettative ed i benefici per il nostro cliente

Guadagno di tempo

L’obbiettivo da raggiungere per il nostro cliente era innanzitutto facilitare la ricerca di documenti all’interno delle pratiche di affitto. Mediamente ogni utente ha necessità di accedere 10 a 15 volte a queste pratiche per la sua attività quotidiana... Il tempo dedicato alla ricerca di ogni documento è stato ridotto del 50% circa, cioè un risparmio di tempo tra 30 e 45 minuti a persona al giorno.

Accesso mobile durante gli appuntamenti

L’applicazione mobile permette di accedere molto velocemente su smartphone oppure tablet ai documenti utili (per la gestione dei sinistri in particolar modo) durante un appuntamento esterno all’ufficio. 

Gestione dei diritti e confidenzialità 

Garantire la confidenzialità di alcuni tipi di documenti pur mantenendo un ‘accesso da parte di tutti gli utenti ad una base unica era ugualmente uno degli elementi importanti da integrare. I documenti più confidenziali, come quelli relativi alle risorse umane ad esempio, sono stati integrati alla base con dei livelli di autorizzazioni diverso ad ogni utente basato sul ruolo di ognuno di loro. Ad ogni livello Zeendoc è stato presente per semplificare la gestione quotidiana dell’azienda.

Zeendoc al futuro...

Siccome la soluzione è completamente evolutiva, il nostro cliente apre ora un nuovo archivio per gestire i documenti legati alla gestione interna dell’agenzia (contratti, fatture, …). Altri ancora sono in fase di elaborazione per la gestione dei regolamenti condominiali e ugualmente la creazione di uno spazio di accesso ad alcuni documenti (contratti d’affitto, avvisi di scadenze) per i clienti, resa possibile grazie al numero di utenti illimitato all’interno degli archivi Zeendoc !